La importancia de registrar los gastos para deducir.

Autor: Angel Rolón

¿Quién quiere pagar más impuesto de los necesarios?  Coincidiremos en que prácticamente ninguna persona estaría deseosa de pagar más impuestos de los requeridos por Ley.  Por el contrario, la mayoría de las personas están interesadas en saber cuáles son todas las deducciones que podrían reclamar para minimizar la cantidad de impuestos a pagar.

 

Como es de conocimiento general,  todo individuo “haciendo negocios como…” o DBA, por sus siglas en inglés, así como los negocios que generen ingresos en Puerto Rico, están obligados a completar una planilla de contribución sobre ingresos o informativa del negocio y entregarla al Departamento de Hacienda de Puerto Rico (DH-PR).  Además están obligados a pagar los impuestos requeridos por Ley en relación al volumen de venta del negocio o actividad comercial. Lamentablemente, esto no es negociable, los impuestos se tienen que pagar.  De lo contrario, puede recibir multas por parte del DH-PR o el IRS, si aplica.

 

El norteamericano tiene el siguiente dicho “lo único seguro en la vida es la muerte y el IRS”.  En Puerto Rico, se le debería dar igual importancia al asunto de los impuestos.  Pues al momento en que se suscite una auditoría, el comerciante deberá probar: 1) que rindió las planillas correspondientes, 2) que rindió en el tiempo estipulado por la Ley, 3) que el documento fue cumplimentado de forma correcta, 4) que mantiene la documentación o evidencia requerida, y 5) evidenciar que efectúo el debido importe.  Por lo tanto, ya es hora de aprender, cómo amortizar ese gasto, pues evadirlo equivale a delinquir.  También es hora de aprender a realizar las planillas de forma correcta y legal, para que pueda deducir los impuestos correspondientes.

 

La mejor forma de pagar menos impuestos, es deduciendo todos los gastos que el gobierno permite deducir en las planillas de contribuciones sobre ingreso.  Estos gastos se deben registrar de manera clara y con toda la documentación o evidencia posible.  Ahora bien, se debe estar cuestionando: ¿qué puedo deducir?  Para contestar esa pregunta, debe comenzar determinando si usted está vendiendo un producto o si está brindando un servicio.   En el caso de que usted venda un producto, deberá determinar el costo de venta o costos directos de producción.  Por el contrario, si está ofreciendo un servicio, tendría que determinar el costo incurrido para brindar el servicio al cliente. De manera que esto lo ayudará a que pueda reconocer sus costo de venta o servicio pudiendo así deducirlos en sus planillas de contribuciones sobre ingreso.

 

En ambos casos, se tiene que determinar cuáles son los gastos de operación y otros costos tales como: salarios, gastos de nómina, seguro médico, aportaciones a planes de pensiones cualificados, servicios profesionales, alquiler de renta, intereses sobre deudas del negocio, contribuciones sobre la propiedad, patentes y/o licencias, seguros, utilidades (agua, luz, etc.), depreciación, gastos de automóviles, contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia, entre otros. Una vez tengas registrado todos los gastos del negocio puede reclamarlos en su planilla de contribución sobre ingreso reduciendo asi el ingreso bruto ajustado. Estos gastos se le restan a los ingresos, lo que resulta en una diminución de esta partida.  De forma que el ingreso bruto ajustado será la cantidad a la que se le apliquen las tasas contributivas y este ajuste podría representar una posible disminución en lo que tendría que pagar al DH-PR.

 

Algunas deducciones que podrían aplicarle, son:

 

  1. Comisiones a negocios
  2. Reparaciones del negocio
  3. Otros seguros del negocio
  4. Anuncios
  5. Gastos de viajes
  6. Gastos de comida y entretenimiento
  7. Materiales y efectos
  8. Deudas incobrables
  9. Otros gastos, en esta parte se tienen que especificar y detallar.

 

Para poder deducir estos gastos, se debe tener un sistema adecuado que registre todas las transacciones y mantener un récord o archivo de todas las facturas correspondientes. De igual manera se debe tener presente que se pueden deducir los gastos indispensables para llevar a cabo una actividad comercial tanto para individuos (DBA) como para negocios.